Los beneficios del expediente clínico electrónico (ECE) son innegables y han sido ampliamente comprobados en diversas áreas de la práctica médica. En el campo de la medicina ocupacional, el ECE ofrece numerosas ventajas que merecen ser destacadas. A continuación, se presentan algunos de los principales beneficios del ECE en este ámbito.
El avance en la digitalización de la mayoría de los centros médicos se ha trasladado al ámbito de la salud laboral, lo que ha traído consigo una mejora significativa en la calidad de los servicios ofrecidos por los equipos de medicina ocupacional.
Iniciando con simples hojas de cálculo para registrar lesiones y accidentes, estos esfuerzos se han ido transformando con el tiempo en soluciones de software más avanzadas, conocidas como Expedientes Clínicos Electrónicos (ECE).
A continuación, se describen algunos de los principales beneficios del ECE enfocados a la medicina laboral.
1. Garantiza el cumplimiento en el llenado del expediente y su resguardo
Al momento de ser auditado un expediente, la Secretaría de Salud o la Secretaría del Trabajo y Previsión Social se asegurará de validar que el expediente cumpla con la NOM-004-SSA3-2012, del expediente clínico.1
La NOM 004 establece los criterios, objetivos y obligaciones del expediente clínico en México. Un expediente clínico electrónico puede guiarte para completar campos que aseguren el correcto llenado de la información. Es común observar en la práctica muchos expedientes que no cuentan con datos clínicos o de identificación o mínimos lo cual es motivo de incumplimiento y sanción.1
Respecto a la forma de registrar datos electrónicos de pacientes y el resguardo de datos de carácter médico, la Secretaría de Salud se apoya en la NOM-024-SSA3-2012, Sistemas de información de registro electrónico para la salud, para garantizar que los datos sean tratados con un estándar de seguridad específico.2
De acuerdo a la NOM-024_SSA3-2012, los datos de salud deben estar cifrados, deben registrarse en un sistema en donde cada usuario de salud debe tener un “usuario único y contraseña única” y solo puede acceder a dicha información el personal de salud.2
» Los ECE te guían a mejores prácticas en el llenado y resguardo de la información»
2. Convierte dato en información y el gasto en inversión
Lo que no se mide, no se puede mejorar… si no cuantificamos la mejora, difícilmente podremos asegurar que algo realmente mejoró.
Un ECE inteligente tiene la capacidad de convertir el dato en información útil para la toma de decisiones; por ejemplo, se pueden generar recordatorios que alerten al equipo de salud ocupacional cuándo deben realizarse los exámenes médicos periódicos o en qué momento le corresponde a un empleado expuesto a ruido realizarse las audiometrías. Estos recordatorios, aparte de apoyar el cumplimiento de las normas en salud laboral, hacen sentir a los empleados que la empresa realmente los protege.
Este enfoque estratégico permite dejar atrás el comportamiento reactivo; para qué, de forma planificada, se implementen campañas de salud efectivas, donde además podemos medir los resultados a lo largo del tiempo. Es decir, podemos hacer un cálculo de Retorno de Inversión, basados en variables como incremento de la productividad después de aplicadas las campañas de salud.
» Los ECE te ayudan a entender de manera real la situación de salud de la empresa»
3. Incrementa la seguridad de los datos de salud de los empleados
Los archivos en papel son altamente vulnerables a la manipulación. Cualquiera podría eliminar páginas o producir copias alteradas de un archivo en particular.3-5
Por otra parte, tener documentos en Word u hojas de cálculo de Excel, no proporciona la seguridad suficiente que se debe tener para resguardar la información sensible y confidencial que se genera en los encuentros médicos, de acuerdo a los lineamientos de la Secretaría de Salud para el resguardo de los expedientes clínicos.2,4
Es mucho más difícil manipular los registros médicos electrónicos, ya que los datos pueden ser encriptados, es decir, codificados para que solo puedan ser accedidos por personas autorizadas
«Es mucho más dificil manipular la información de los ECE que la de los expedientes en papel o las hojas de Excel»
4. Evita multas por violación a la privacidad de datos personales
Por lo expuesto anteriormente, se deduce que el ECE reduce significativamente la posibilidad de ser multado por el mal manejo de los datos personales de tus colaboradores. Los ECE te protegen de generar brechas de seguridad en la privacidad de tus empleados, lo que puede afectar los objetivos financieros de tu empresa.3-5
En México las multas por mal resguardo o uso de los datos personales van desde 100 a 320,000 VSM o incluso prisión.2
«El ECE te protege de multas por mal resguardo o uso de los datos personales de tu empleados»
5. Disminuye errores
Los errores de transcripción y la redundancia de datos en expedientes clínicos de papel y hojas de cálculo son comunes.
Los errores humanos son menos probables cuando se utiliza un sistema de expediente clínico electrónico. Los sistemas digitales pueden eliminar procesos manuales de recopilación y almacenamiento de datos para la vigilancia médica de los empleados.4
Existen cálculos automatizados que de hacerse de forma manual existe la posibilidad de error; sobre todo, al considerar períodos de mucha carga de trabajo, como en las campañas de exámenes médicos periódicos, donde un médico puede examinar a decenas de empleados por día.
«Los errores humanos son menos probables cuando se utiliza un sistema de expediente clínico electrónico»
6. Mejora la calidad de los servicios de medicina ocupacional
El lugar de trabajo es un lugar privilegiado para hacer promoción de la salud, después de todo, invertimos más de la mitad de nuestro tiempo despierto en el trabajo, sin embargo, la información médica originada en este periodo raramente se encuentra incluida en los expedientes clínicos.
Registrar de manera estructurada y organizada la información médica de los colaboradores aumenta la probabilidad de llegar a un diagnóstico correcto, mejorando de esta manera el manejo, tratamiento, índices de ausentismo y presentismo.5
«Los ECE ayudan a reducir el ausentismo y presentismo en las organizaciones»
7. Potencia el desarrollo de planes de salud congruentes con las necesidades de tu organización
Cuando tenemos visibilidad de la situación real de los diagnósticos de los empleados dentro de la empresa, podemos crear campañas de salud mucho más personalizadas que atacan los problemas específicos de cada área.
Elaborar planes de salud preventivos, proactivos y personalizados, permite hacer un mejor uso de los recursos destinados a la salud; enfocándonos en los aspectos más relevantes para cada empleado. Por ejemplo, los pacientes con diabetes que trabajan en turnos nocturnos pueden necesitar un plan de tratamiento que incluya controles adicionales, ya que los horarios irregulares suelen interrumpir la administración de la insulina.
«Los ECE guían el desarrollo de planes de salud adaptados a las necesidades de tu organización»
8. Capitaliza el conocimiento de tus mejores elementos
Cada vez que se va alguien muy valioso de una empresa, se lleva todo el conocimiento consigo; pero, ¿qué tal si, por ejemplo, el médico con más experiencia en tu empresa diseña los formatos de exámenes periódicos y los define como un estándar dentro del sistema de ECE?
Esto permite entonces que los médicos con menos experiencia en tu equipo puedan ser guiados por los procesos que alguien con más experiencia ha definido; es decir, se potencia la capacidad de atención de los médicos con menos experiencia y el conocimiento de tu fuerza laboral saliente se queda digitalizado en los nuevos estándares de salud ocupacional de tu organización.
«El ECE ayuda a guiar a los médicos con menor experiencia»
9. Estandariza procesos y ahorra tiempo
La práctica del médico ocupacional es muy variada. Son muchos los tipos de empleos y los riesgos específicos asociados a estos (físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, etc.).
Un ECE inteligente permite la personalización de formatos que te ayudarán a estandarizar procesos para hacer preguntas guiadas y ahorrar tiempo en el llenado de la información. Esto hace que dediques más tiempo al trato al colaborador y menos en la pantalla llenando la información.
«El ECE inteligente te ayuda a a pasar más tiempo con el paciente y menos tiempo frente a ala pantalla»
10. Mejora la comunicación
Los ECE son herramientas que nos permiten tener toda la información de salud de los colaboradores de forma integrada. Esto facilita el intercambio de información entre los profesionales de la salud de manera más eficiente, asegurando una comunicación fluida.5
«El ECE agiliza el intercambio de información entre los integrantes del equipo de salud ocupacional»
Como conclusión, la incorporación de un ECE orientado a la medicina ocupacional tiene el potencial de mejorar la productividad de los empleados, reducir costos de atención médica, evitar multas, incrementar la calidad de los servicios y mejorar el resguardo de la información sensible de los colaboradores.
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Referencias
- NORMA Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clínico.
- NORMA Oficial Mexicana NOM-024-SSA3-2012, Sistemas de información de registro electrónico para la salud. Intercambio de información en salud
- Hunter ES. Electronic health records in an occupational health setting–part I. A global overview. Workplace Health Saf. 2013 ;61(2):57-60. doi: 10.1177/216507991306100202. PMID: 23380638.
- Bey JM, de Magalhães JS, Bojórquez L, Lin K. Electronic health records in an occupational health setting-Part II. Global deployment. Workplace Health Saf. 2013 Mar;61(3):95-8. doi: 10.1177/216507991306100301. PMID: 23452128.
- Montenegro SD, Almada JM, Palejko AR. Beneficios de una Historia Clínica Electrónica en el ámbito de la Salud Ocupacional. 49JAIIO – CAIS – ISSN. 2020; 135-146
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