Día: 21 de agosto de 2023

Si usan Word, Excel, Google Form o cualquier herramienta digital (sin cifrado de datos o encriptación) para el registro de expedientes… Entonces, presta mucha atención porque ¡Debes conocer lo que la Secretaría de Salud establece en la NOM-024-SSA3-2012!

Esta NOM regula los sistemas de información de registro electrónico para la salud, el intercambio de información en salud y parte de la privacidad del dato que todo expediente en medios electrónicos debe tener.

De acuerdo al apartado 6.6 sobre las Consideraciones Universales de Manejo y Seguridad de la Información, la NOM en su apartado 6.6.5, se establece qué “Con fines de intercambio de información entre Prestadores de Servicios de Salud los SIRES (Sistemas de Información de Registro Electrónico para la Salud), deben implementar mecanismos de autenticación, de cifrado y de firma electrónica avanzada de acuerdo a las disposiciones jurídicas, Guías y Formatos aplicables”.

«Con fines de intercambio de información entre Prestadores de Servicios de Salud los SIRES deben implementar mecanismos de autenticación, de cifrado.»

De acuerdo al apartado 6.6 sobre las Consideraciones Universales de Manejo y Seguridad de la Información, la NOM en su apartado 6.6.5, se establece qué “Con fines de intercambio de información entre Prestadores de Servicios de Salud los SIRES (Sistemas de Información de Registro Electrónico para la Salud), deben implementar mecanismos de autenticación, de cifrado y de firma electrónica avanzada de acuerdo a las disposiciones jurídicas, Guías y Formatos aplicables”.

¿Y pensarás que al usar un documento en Word, Excel, Google Form, etc. No están utilizando un SIRES?

Desde el momento en el que el dato está digitalizado, cualquier herramienta que utilicen, legalmente podría ser considerado un SIRES; es decir, están usando un medio electrónico que permite digitalizar el dato. Por lo tanto, al no ser un expediente en físico, el registro electrónico debe acatar la NOM-024 y simplemente está fuera de cumplimiento.

Por otra parte, la privacidad de la información en México es regida por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). Al ser una Ley Federal, tiene obligatoriedad de cumplimiento.

Las multas por el mal resguardo o mal uso de los datos personales, de acuerdo a la LFPDPPP, van desde 100 a 320,000 VSM o prisión.

Formas de incumplir la NOM-024 con Word, Excel en computadora o formatos compartidos en la nube:

1. Datos no cifrados (encriptados). La encriptación es una forma de codificar el texto de manera que si alguien entra a un expediente no pueda leer la información, a menos que tenga las llaves de seguridad (contraseñas).
2. No tener una contraseña de acceso a los expedientes. Las computadoras pueden tener una contraseña de acceso, pero ésta no es una contraseña de acceso al sistema usado para acceder a los expedientes.
3. La información compartida no está encriptada. La información enviada por correo o WhatsApp sobre un paciente no está encriptada en sí misma; es decir, se debe encriptar antes de compartirla, de forma que el destinatario debe ingresar una contraseña para acceder a la información.

«Las sanciones por el mal resguardo/uso de los datos personales, van desde 100 a 320 VSM o prisión.»

La NOM-024 aplica sólo para la gestión electrónica de datos de pacientes, no tiene ninguna relación con los expedientes clínicos en papel. Así que si usan Expediente Clínico en físico, esta NOM no aplica en tu proceso.

Si en tu empresa/consultorio existe un equipo de soporte de TI (Tecnologías de la Información), probablemente ellos sean los “custodios” de la información y al ser los administradores de servidores, entonces podrían acceder a la información médica de los pacientes (en nube o servidor interno)… ¡Cuidado!

¿Cómo proteger los datos de los pacientes de acuerdo a la NOM-024-SSA3-2012?

Se debe establecer el marco legal para la protección de los datos personales y la seguridad de los mismos. Es decir, definir: quién, cómo, cuándo y para qué pueden ser recolectados, almacenados, transferidos o utilizados los datos personales.

Los médicos deben cumplir con la NOM para proteger la información de sus pacientes. Esto significa que deben cumplir con los siguientes puntos:

1. Recolectar los datos personales de forma adecuada, clara y veraz.
2. Almacenar los datos de forma segura para evitar el robo, la pérdida, la destrucción, la modificación, la divulgación o el uso indebido.
3. Transferir los datos personales sólo a destinatarios autorizados.
4. Utilizar los datos personales sólo para los fines autorizados.
5. Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.

Además, tanto el equipo de salud, como empresas, deben asegurarse de que los datos personales sean encriptados antes de ser enviados o almacenados

Si llegaste hasta aquí es porque este tema tiene relevancia en tu empresa/consultorio y la buena noticia es qué, ¡Hay tecnología que te permite estar en cumplimiento!

Existen sistemas de Expedientes Clínicos Electrónicos que te permiten estar en cumplimiento de la NOM-024.

No dejes pasar por alto la oportunidad de estar en cumplimiento ya que una sanción por el mal resguardo de los datos de pacientes no sólo podría «incluir» multa, prisión y retiro de licencias para el personal de salud, sino que también representaría una pérdida de la reputación de tu empresa, al no haber tomado las precauciones pertinentes para garantizar el resguardo de los datos más sensibles de las personas, sus datos de salud.

Si deseas conocer ¿Cómo implementar un Expediente Clínico Electrónico que cumpla con los requerimientos de ley?

¡Escríbenos por Whats App y con gusto coordinamos una llamada! En Medipraxi te orientaremos al respecto.

#ExpedienteClinicoElectronico #ECE #SaludDigital #NOM024 #SoftwareMedico

Si no lo conoces o tu equipo de salud ocupacional no lo ha calculado, lee hasta el final porque te explico el beneficio que puedes obtener al hacerlo y el cómo calcular el retorno de los proyectos de salud ocupacional.

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¿Imagina que una inversión que proteja la vida de tus colaboradores tenga un retorno de al menos 134%?

Parece irreal, pero un estudio de 2022, realizado por el Institute for Work & Health de Toronto y Dalla Lana School of Public Health, University of Toronto, considerando a 433 empleadores relevaron dicho resultado.

Según esta investigación (te comparto el enlace en los comentarios debajo), la media financiera de retorno por cada Dólar gastado en programas de Salud Ocupacional fue de:

• 1.24 entre 289 empleadores manufactureros
• 2.14 entre 56 empleadores del transporte
• 1,34 entre 88 empleadores de la construcción

¿Cómo hacer esto una realidad en tu organización?

Empecemos por definir qué es el retorno de inversión ROI (return on investment, por sus siglas en inglés).

El ROI es una forma de evaluación económica que valora el retorno financiero, o los beneficios, de una intervención contra los costos totales de su entrega, según el Diccionario de Oxford.

Si volvemos a la pregunta del título, definitivamente muy pocas empresas pueden responderla y tampoco pueden responder, ¿Cuál es el ROI esperado de una campaña de salud ocupacional? y la pregunta que surge es ¿Por qué?

La respuesta es multi-factorial, veamos:

• El equipo de salud ocupacional de tu organización no tiene conocimiento financiero.
• Los datos de salud de tus colaboradores están en expedientes físicos, en un Word, Excel y no pueden obtener entendimiento preciso del diagnóstico de salud de tu organización, lo cual limita el “medir la salud”.
• La salud ocupacional en tu organización no hace análisis de datos cruzados; es decir, hacen exámenes médicos, pero los resultados se limitan al tema salud, sin entender lo que sucede en términos de productividad de la organización al mismo tiempo.
• La salud en tu organización se considera un gasto, por tanto, con solo cumplir con lo que especifica la ley ya es suficiente. Pero no se han analizado los datos para corroborar la hipótesis de que sea un gasto. En caso de ser gasto, entonces no se ha calculado en qué manera o en qué % es un gasto.
• …Muchos otros factores qué; aunque podrían ser “infinitos”, no te has sentado a revisar.

En la mayoría de las empresas, desde el punto de vista financiero, el dinero destinado a la salud de los trabajadores es un gasto.

¿Por qué un gasto?

Si no se ha calculado el ROI de las campañas de salud ocupacional, entonces no hay manera financiera de ver cuál es el valor que la salud ocupacional aporta a la organización. 

No se sabe si el dinero destinado a salud tiene o no una repercusión en el incremento de la productividad y se considera sólo un tema de cumplimiento normativo.

Peor aún, en algunas empresas podrían incluso destinar más de lo que deberían en ciertos temas de salud que no generan un impacto significativo. El no saber cuáles acciones referentes a la salud son efectivamente gastos y cuáles en realidad si tienen un ROI positivo hará una diferencia significativa tanto en la salud, como en los indicadores financieros de la organización.

Como consecuencia de todo lo anterior, el presupuesto asignado al departamento de salud ocupacional suele ser bajo y muy restringido.

¿Cómo cambiar ese pensamiento?

Se debe demostrar, con números, cómo cada dólar aportado a la salud contribuye a alcanzar los KPI de productividad y financieros de la organización.

Es decir, debes calcular el ROI de cada campaña de salud que se proponga.

La fórmula del ROI es:

% ROI = (beneficio – gasto) x 100
              gasto

Para ello, antes de destinar recursos para la salud ocupacional, es necesario medir y conocer a detalle lo siguiente:

¿Cuál es el costo operativo del departamento?

Esto incluye:

• La nómina del equipo de salud
• El costo de tener el espacio físico del área de salud
• Los recursos fijos destinados al departamento para que pueda operar (computadoras, líneas telefónicas, sistemas que usen, etc.)

Para conocer el detalle de este monto puedes apoyarte en el departamento de finanzas, seguramente ya este dato haya sido calculado en tu organización.

Esto NO incluye el presupuesto asignado a una campaña específica de salud ocupacional. Este dato se usará específicamente para calcular el ROI de dicha campaña. También sería usado para calcular el ROI al final de un periodo definido, como el ROI del año.

Una vez que tengas claro el costo operativo del departamento y conozcas las necesidades de mejora en la salud de tus colaboradores, define:

¿Qué objetivo de salud quieres alcanzar?

En este punto cabe resaltar que las campañas de salud deben ser focalizadas y no generales. No se deben atacar todos los problemas a la vez.

Veamos un ejemplo:

• En la empresa “Constructora X”, el 40% de los constructores tienen hábito tabáquico.
• La cantidad de los colaboradores que fuman es 40.
• El sueldo diario promedio por constructor es de USD 40.
• El costo operativo del área de salud ocupacional es de USD 300/día

Hechos:

• El hábito tabáquico es una causa importante de presentismo (pérdida de productividad cuando los trabajadores están en el trabajo; es decir, son menos efectivos). La pausa para fumar es una de las formas más visibles de presentismo.
• Algunos trabajadores tienen un promedio de 8 minutos al día por descanso para fumar. En algunas industrias como en la construcción, la persona fumadora promedio pierde alrededor de 73 minutos de descanso para fumar por día.

Calculemos el presentismo de las personas que fuman en la Constructora X

Asumiremos que cada colaborador que fuma pierde 73 minutos/día fumando; sin embargo, este es un dato que puedes calcular en tu empresa para ser más preciso en tus cálculos.

Presentismo = 40 personas fumadoras x 73 minutos x 273 días laborales/año = 797,160 minutos

Si lo convertimos en horas de presentismo = 179,160 minutos = 13,286 horas                  
                                            60 minutos/hora

En función de jornadas laborales de 8 horas, calculemos los días laborales perdidos:

Días de presentismo = __13,286 horas__= 1,660.75 días laborales                 
                      60 minutos/hora

La pérdida económica por presentismo/año:

1,660.75 días x USD 40 = USD 66,430

Para este ejercicio la pérdida por ausentismo, no será considerada; aunque, se ha demostrado que las personas que fuman tienen 31% más de riesgo de ausencia por enfermedad en comparación con las no fumadoras, de acuerdo al estudio de 2020 de Scand J Work Environ Health titulado «Smoking and sickness absence: a systematic review and meta-analysis» (Tabaquismo y ausencia por enfermedad: una revisión sistemática y metanálisis). -Te comparto el enlace hacia este estudio en los comentarios-.

Solución propuesta: campaña “Deja de fumar”

El objetivo es eliminar el tabaquismo en el 25% de los constructores que fuman, en 3 meses y medir el impacto financiero debido a presentismo durante un año después de terminada la campaña.

Costos de la campaña y recursos a emplear:

• 3 conferencista; 1 por mes (ej.: testimonio de vida de un ex-fumador quien tuvo cáncer de pulmón): USD 600. 
• Materiales impresos: USD 200
• Incentivos: 

1. Para los fumadores que cumplan el reto de 90 días sin fumar se les dará 1 semana libre.
2. Te urje fumar, toma 10 minutos y conectate a una App de apoyo para dejar de fumar.

• Implicación en tiempo del equipo de salud equivalente a 5 días de todo el equipo.

Calculemos los costos:

• Costos por incentivos:

Pago de semanas libres de 10 trabajadores y sus respectivos reemplazos: 

[(USD 40 x 10) + (USD 40 x 10)] x 5 = USD 4,000

Asumiremos que cada colaborador de los 10 en el programa tomará 2 pausas al día de 10 minutos para conectarse en la app por “urgencia de fumar”.

Calculamos el tiempo en minutos de presentismo por conectarse a la App:

(2 x 10 minutos) x 10 empleados x 12 semanas = 2,400 minutos

Convertimos el tiempo en horas =  2,400 minutos  = 40 horas                

                                                        60 minuto/hora 

Hacemos la equivalencia de ese tiempo en dinero:

40 horas, que representaría 5 días de 8 horas; es decir, 

5 días x USD 40 = USD 200

• Costos del equipo de salud

USD 300 x 5 días = USD 1,500

El costo total de la campaña es:

Conferencistas + materiales impresos + incentivos + costos de operaciones del departamento de salud

USD 600 + USD 200 + (USD 4,000 + USD 200) + USD 1,500 = USD 6,500

Consideremos entonces el presupuesto necesario en dinero que es,

Conferencistas + materiales impresos = USD 800

Beneficios esperados

Premisas:

• La campaña durará 3 meses y el cálculo del retorno esperado se hará por la duración de 1 año después de culminada la campaña.
• Para efecto del ejemplo se considerará que sólo 10 personas empiezan y terminan el programa.
• No consideraremos rotación de personal.

Cálculo de beneficios:

Ya sabemos que el dinero recuperado por eliminar el presentismo en 40 personas sería USD 66,430 y para términos del objetivo trazado la campaña será efectiva sólo en el 25% de la población que fuma, lo que quiere decir que los USD 66,430 debemos dividirlo entre 4, que representaría nuestro 25%

Beneficio esperado : USD 66,430 / 4 = USD 16,607.5

El ROI esperado para esta campaña sería,

ROI = (16,607.5 – 6,500) x 100 = 155.5 %
            6,500

Con un ROI esperado del 155.5% definitivamente esto demuestra ser una inversión rentable y ahora la salud ocupacional habla el mismo lenguaje de la empresa en términos financieros.

También puedes hacer cálculos pasados y determinar el ROI de tus proyectos anteriores de salud ocupacional. Esto, para que compares cuáles iniciativas de salud son rentables para tu organización, en términos monetarios.

Como adicional, te comento que existen aplicaciones móviles gratuitas como Respirapp, QuitNow y Sacabó, para las campañas de salud en donde el objetivo es hacer que las personas dejen de fumar. Los enlaces para descargarlas desde Apple los dejo debajo en los comentarios, también pueden descargarse en Android.

Puedes apoyarte en tecnología para tus campañas y no necesariamente esto involucra costos adicionales. Consulta los programas y aplicaciones móviles que pudieran haber disponibles en tu país y te sorprenderás al ver que algunas aplicaciones móviles vienen con planes impulsados por los gobiernos en donde en algunos casos existe ayuda psicológica gratuita.

Si en tu empresa la Salud Ocupacional es aún vista como un gasto, contáctame y platiquemos para apoyarte a que la salud en tu organización defina con números el valor que suma.

Los beneficios del expediente clínico electrónico (ECE) son innegables y han sido ampliamente comprobados en diversas áreas de la práctica médica. En el campo de la medicina ocupacional, el ECE ofrece numerosas ventajas que merecen ser destacadas. A continuación, se presentan algunos de los principales beneficios del ECE en este ámbito.

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El avance en la digitalización de la mayoría de los centros médicos se ha trasladado al ámbito de la salud laboral, lo que ha traído consigo una mejora significativa en la calidad de los servicios ofrecidos por los equipos de medicina ocupacional.

Iniciando con simples hojas de cálculo para registrar lesiones y accidentes, estos esfuerzos se han ido transformando con el tiempo en soluciones de software más avanzadas, conocidas como Expedientes Clínicos Electrónicos (ECE).

A continuación, se describen algunos de los principales beneficios del ECE enfocados a la medicina laboral.

1. Garantiza el cumplimiento en el llenado del expediente y su resguardo

Al momento de ser auditado un expediente, la Secretaría de Salud o la Secretaría del Trabajo y Previsión Social se asegurará de validar que el expediente cumpla con la NOM-004-SSA3-2012, del expediente clínico.1

La NOM 004 establece los criterios, objetivos y obligaciones del expediente clínico en México. Un expediente clínico electrónico puede guiarte para completar campos que aseguren el correcto llenado de la información. Es común observar en la práctica muchos expedientes que no cuentan con datos clínicos o de identificación o mínimos lo cual es motivo de incumplimiento y sanción.1

Respecto a la forma de registrar datos electrónicos de pacientes y el resguardo de datos de carácter médico, la Secretaría de Salud se apoya en la NOM-024-SSA3-2012, Sistemas de información de registro electrónico para la salud, para garantizar que los datos sean tratados con un estándar de seguridad específico.2

De acuerdo a la NOM-024_SSA3-2012, los datos de salud deben estar cifrados, deben registrarse en un sistema en donde cada usuario de salud debe tener un “usuario único y contraseña única” y solo puede acceder a dicha información el personal de salud.2

» Los ECE te guían a mejores prácticas en el llenado y resguardo de la información»

2. Convierte dato en información y el gasto en inversión

Lo que no se mide, no se puede mejorar… si no cuantificamos la mejora, difícilmente podremos asegurar que algo realmente mejoró.

Un ECE inteligente tiene la capacidad de convertir el dato en información útil para la toma de decisiones; por ejemplo, se pueden generar recordatorios que alerten al equipo de salud ocupacional cuándo deben realizarse los exámenes médicos periódicos o en qué momento le corresponde a un empleado expuesto a ruido realizarse las audiometrías. Estos recordatorios, aparte de apoyar el cumplimiento de las normas en salud laboral, hacen sentir a los empleados que la empresa realmente los protege.

Este enfoque estratégico permite dejar atrás el comportamiento reactivo; para qué, de forma planificada, se implementen campañas de salud efectivas, donde además podemos medir los resultados a lo largo del tiempo. Es decir, podemos hacer un cálculo de Retorno de Inversión, basados en variables como incremento de la productividad después de aplicadas las campañas de salud.

» Los ECE te ayudan a entender de manera real la situación de salud de la empresa»

3. Incrementa la seguridad de los datos de salud de los empleados

Los archivos en papel son altamente vulnerables a la manipulación. Cualquiera podría eliminar páginas o producir copias alteradas de un archivo en particular.3-5

Por otra parte, tener documentos en Word u hojas de cálculo de Excel, no proporciona la seguridad suficiente que se debe tener para resguardar la información sensible y confidencial que se genera en los encuentros médicos, de acuerdo a los lineamientos de la Secretaría de Salud para el resguardo de los expedientes clínicos.2,4

Es mucho más difícil manipular los registros médicos electrónicos, ya que los datos pueden ser encriptados, es decir, codificados para que solo puedan ser accedidos por personas autorizadas

«Es mucho más dificil manipular la información de los ECE que la de los expedientes en papel o las hojas de Excel»

4. Evita multas por violación a la privacidad de datos personales

Por lo expuesto anteriormente, se deduce que el ECE reduce significativamente la posibilidad de ser multado por el mal manejo de los datos personales de tus colaboradores. Los ECE te protegen de generar brechas de seguridad en la privacidad de tus empleados, lo que puede afectar los objetivos financieros de tu empresa.3-5

En México las multas por mal resguardo o uso de los datos personales van desde 100 a 320,000 VSM o incluso prisión.2

«El ECE te protege de multas por mal resguardo o uso de los datos personales de tu empleados»

5. Disminuye errores

Los errores de transcripción y la redundancia de datos en expedientes clínicos de papel y hojas de cálculo son comunes.

Los errores humanos son menos probables cuando se utiliza un sistema de expediente clínico electrónico. Los sistemas digitales pueden eliminar procesos manuales de recopilación y almacenamiento de datos para la vigilancia médica de los empleados.4

Existen cálculos automatizados que de hacerse de forma manual existe la posibilidad de error; sobre todo, al considerar períodos de mucha carga de trabajo, como en las campañas de exámenes médicos periódicos, donde un médico puede examinar a decenas de empleados por día.

«Los errores humanos son menos probables cuando se utiliza un sistema de expediente clínico electrónico»

6. Mejora la calidad de los servicios de medicina ocupacional

 El lugar de trabajo es un lugar privilegiado para hacer promoción de la salud, después de todo, invertimos más de la mitad de nuestro tiempo despierto en el trabajo, sin embargo, la información médica originada en este periodo raramente se encuentra incluida en los expedientes clínicos.

Registrar de manera estructurada y organizada la información médica de los colaboradores aumenta la probabilidad de llegar a un diagnóstico correcto, mejorando de esta manera el manejo, tratamiento, índices de ausentismo y presentismo.5

«Los ECE ayudan a reducir el ausentismo y presentismo en las organizaciones»

7. Potencia el desarrollo de planes de salud congruentes con las necesidades de tu organización

Cuando tenemos visibilidad de la situación real de los diagnósticos de los empleados dentro de la empresa, podemos crear campañas de salud mucho más personalizadas que atacan los problemas específicos de cada área.

Elaborar planes de salud preventivos, proactivos y personalizados, permite hacer un mejor uso de los recursos destinados a la salud; enfocándonos en los aspectos más relevantes para cada empleado. Por ejemplo, los pacientes con diabetes que trabajan en turnos nocturnos pueden necesitar un plan de tratamiento que incluya controles adicionales, ya que los horarios irregulares suelen interrumpir la administración de la insulina.

«Los ECE guían el desarrollo de planes de salud adaptados a las necesidades de tu organización»

8. Capitaliza el conocimiento de tus mejores elementos

Cada vez que se va alguien muy valioso de una empresa, se lleva todo el conocimiento consigo; pero, ¿qué tal si, por ejemplo, el médico con más experiencia en tu empresa diseña los formatos de exámenes periódicos y los define como un estándar dentro del sistema de ECE?

Esto permite entonces que los médicos con menos experiencia en tu equipo puedan ser guiados por los procesos que alguien con más experiencia ha definido; es decir, se potencia la capacidad de atención de los médicos con menos experiencia y el conocimiento de tu fuerza laboral saliente se queda digitalizado en los nuevos estándares de salud ocupacional de tu organización. 

«El ECE ayuda a guiar a los médicos con menor experiencia»

9. Estandariza procesos y ahorra tiempo

La práctica del médico ocupacional es muy variada. Son muchos los tipos de empleos y los riesgos específicos asociados a estos (físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, etc.).

Un ECE inteligente permite la personalización de formatos que te ayudarán a estandarizar procesos para hacer preguntas guiadas y ahorrar tiempo en el llenado de la información. Esto hace que dediques más tiempo al trato al colaborador y menos en la pantalla llenando la información.

«El ECE inteligente te ayuda a a pasar más tiempo con el paciente y menos tiempo frente a ala pantalla»

10. Mejora la comunicación

Los ECE son herramientas que nos permiten tener toda la información de salud de los colaboradores de forma integrada. Esto facilita el intercambio de información entre los profesionales de la salud de manera más eficiente, asegurando una comunicación fluida.5

«El ECE agiliza el intercambio de información entre los integrantes del equipo de salud ocupacional»

Como conclusión, la incorporación de un ECE orientado a la medicina ocupacional tiene el potencial de mejorar la productividad de los empleados, reducir costos de atención médica, evitar multas, incrementar la calidad de los servicios y mejorar el resguardo de la información sensible de los colaboradores.

¿Deseas implementar un Expediente Clínico Electrónico orientado a la medicina laboral?

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Referencias

1. NORMA Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clínico.
2. NORMA Oficial Mexicana NOM-024-SSA3-2012, Sistemas de información de registro electrónico para la salud. Intercambio de información en salud
3. Hunter ES. Electronic health records in an occupational health setting–part I. A global overview. Workplace Health Saf. 2013 ;61(2):57-60. doi: 10.1177/216507991306100202. PMID: 23380638.
4. Bey JM, de Magalhães JS, Bojórquez L, Lin K. Electronic health records in an occupational health setting-Part II. Global deployment. Workplace Health Saf. 2013 Mar;61(3):95-8. doi: 10.1177/216507991306100301. PMID: 23452128.
5. Montenegro SD, Almada JM, Palejko AR. Beneficios de una Historia Clínica Electrónica en el ámbito de la Salud Ocupacional. 49JAIIO – CAIS – ISSN. 2020; 135-146

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Tips para digitalizar la salud ocupacional

¿Conoces cómo funciona la difusión de la innovación?

Te explicamos cómo es el proceso… y también te compartimos la historia alrededor de esta teoría.

En 1962, el sociólogo, estadista y profesor de la Universidad de Ohio The Ohio State University, Everett Rogers, planteó la teoría de la difusión de la innovación, que aún sigue vigente y es usada por empresas de tecnología como Facebook, Apple y Google para definir los programas de gestión del cambio tanto internos, como externos.

La teoría de la difusión de la innovación establece que unas personas tienen mayor tendencia a adoptar el uso de productos o servicios antes que otras.

En toda sociedad los individuos encajan dentro de uno de cinco grupos diferentes de adoptantes.

Esta teoría precisa que si quieres promover la adopción generalizada de un nuevo comportamiento necesitarás definir diferentes mensajes y canales de comunicación para cada grupo de adoptantes.

Everett observó que sólo el 2.5% de la población son innovadores… esas personas que asumen los riesgos de introducir y difundir todo lo nuevo. Son los primeros en conocer y adoptar una innovación. Son arriesgados, aventureros… Estas son las personas más entusiastas que existen.

Luego están los Adoptantes tempranos, quienes representan el 13.5%. Son personas visionarias, adoptan la innovación sin discusión. Son líderes de opinión reconocidos y respetados. Actores clave para que el resto de la población adopte la innovación.

El tercer grupo es la Mayoría temprana, representado por el 34%. Son pragmáticos, no corren riesgos, tienen cierta resistencia al cambio, analizan cuidadosamente las cosas. Sin embargo, son propensos a aceptar la innovación al ver algunos resultados tangibles de éxito.

El siguiente grupo es de la Mayoría tardía, también con una representación del 34%. Estas personas son conservadoras y muy resistentes al cambio. Requieren de una larga labor de convencimiento y normalmente aceptan cambiar por miedos y temores.

El último grupo son los Rezagados, quienes alcanzan el 16% de la población. Este grupo simplemente no adopta el cambio; incluso, a veces después de que por ley deban hacerse las cosas de forma distinta, ellos podrían seguir en desacuerdo para cambiar.

La teoría de la difusión de la innovación establece que para romper la barrera del “NO” en una organización, primero es imprescindible “contagiar” al 16% de la población; es decir, a los innovadores y a los adoptantes temprano… después de esto logrado, entonces ya es un tema de tiempo para que de forma orgánica se instaure el cambio.

La difusión de la innovación es matemática pura, independientemente de la industria.

Así se evidencia en la experiencia revelada por Chamath Palihapitiya, el primer responsable de crecimiento de Facebook. Gracias a la apertura de la empresa para “fallar”, pero fallar rápido de manera que pueda aprenderse rápido, cuenta que:

«Después de miles de experimentos y optimizaciones, nos dimos cuenta que el secreto estaba en lograr que cada usuario estuviera conectado con 7 amigos en un periodo de de 10 días ¡Eso era todo!»

Chamath Palihapitiya
Primer responsable de crecimiento de facebook

Gracias a este ejercicio donde se le permitió hacer pruebas y aprender rápidamente de ellos, el plan de crecimiento de Facebook fue posible planificarse con estrategias enfocadas.

Partiendo de las evidencias, entonces podemos establecer que para que la difusión de tu proyecto tecnológico es necesario que:

Tip #1

Identifica dentro de tu organización de HSE a los innovadores y a los adoptantes temprano.

Estas son las personas clave que empezarán el proceso de difusión de la innovación en la organización. Sin ellos cualquier esfuerzo que hagas va directo a un espiral sin salida y todo el dinero, tiempo y recursos empleados podría perderse.

Puede ser un paramédico, enfermero o médico… de hecho, idealmente debería haber una persona al menos en cada equipo.

Tip #2:

Establece un plan de comunicación enfocado a cada uno de los 5 grupos mencionado en la teoría de la difusión de innovación.

Necesitas asegurarte de que el mensaje a transmitir sea en el lenguaje y con los argumentos de decisión que cada grupo requiere; es decir, para innovadores es sencillo y directo, con mencionar que esto es la moda, que traerá “tales” beneficios y que con ello se posicionará mejor la empresa, quizás sea suficiente.

Para los adoptantes tardíos probablemente debas comunicar la necesidad de la adopción de acuerdo a leyes, protocolos impuestos que deben respetarse a partir de ahora. Además debes considerar que este grupo necesita haber visto resultados positivos en otras áreas para que puedas convencerlos.

El lenguaje debe ser de acuerdo a cada equipo. Ejemplo, si cuentas con higienistas, el mensaje debe adaptarse a ellos.

Necesitas asegurarte de que el mensaje a transmitir sea en el lenguaje y con los argumentos de decisión que cada grupo requiere; es decir, para innovadores es sencillo y directo, con mencionar que esto es la moda, que traerá “tales” beneficios y que con ello se posicionará mejor la empresa, quizás sea suficiente.

Para los adoptantes tardíos probablemente debas comunicar la necesidad de la adopción de acuerdo a leyes, protocolos impuestos que deben respetarse a partir de ahora. Además debes considerar que este grupo necesita haber visto resultados positivos en otras áreas para que puedas convencerlos.

El lenguaje debe ser de acuerdo a cada equipo. Ejemplo, si cuentas con higienistas, el mensaje debe adaptarse a ellos.

Tip #3:

La “coalición del cambio” o el equipo responsable del cambio no necesariamente es la gente con más experiencia o poder dentro de la organización.

Evidentemente el coordinador médico debe ser el líder de la implementación o designar a alguien con un nivel técnico de alta solvencia y respetado dentro del equipo de salud ocupacional.

Sí, es necesario que la alta dirección también participe dando las directrices y apoyo firme a la instauración del cambio. Pero, no es la alta dirección quien forzosamente sea el equipo a cargo del cambio. Debes observar quienes son los elementos clave que podrán comunicar e influenciar para que el cambio pueda instaurarse.

En ocasiones estos líderes del cambio son jóvenes entusiastas, empoderados por la alta dirección y guiados por alguien con un respaldo técnico solvente. Es importante considerar que durante el cambio es necesario mantener un nivel de energía alto, no se debe bajar la guardia, sino ser constantes en el proceder.

Cumpliendo estos pasos puedes estar seguro que de el mensaje llegará y de que el proceso de difusión está completo. Es necesario evaluar estrategias para otros temas como por ejemplo ¿Qué objetivos lograré con la nueva herramienta digital que estoy contratando? y ¿Cuáles son las victorias tempranas que debo establecer para que la probabilidad de éxito de la implementación aumente?

¿Hace sentido para ti la teoría de la difusión de la innovación? ¡Nos encantaría leerte en los comentarios debajo!

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