Exámenes médicos ocupacionales eficaces y rentables

septiembre 12, 2023

La Salud Ocupacional Como Ventaja Competitiva

Si en tu empresa los exámenes ocupacionales se centran sólo en determinar aptitud para contratación o cumplimiento de ley, lee hasta el final porque aprenderás cómo los datos de los exámenes ocupacionales deben ser usados para maximizar productividad e ingresos.

El uso más básico de los exámenes médicos ocupacionales es determinar aptitud y estar en cumplimiento.

Sin embargo, en la mayoría de las empresas esos son los únicos usos de dichos exámenes.

Si en tu empresa los procesos de exámenes ocupacionales sólo se centran en estos puntos, entonces estás perdiendo un mundo de posibilidades de entender cómo a través de la salud ocupacional se puede potenciar la productividad, la rentabilidad e incluso generar ventajas competitivas respecto a tu competencia.

Considera el costo de los exámenes, el nivel de esfuerzo para programarlos, el tiempo de tu equipo médico interno o de tu proveedor externo, el tiempo que tus trabajadores dejan de producir para hacerse los exámenes. Mucho costo asociado, como para no sacar rentabilidad de ello.

Por otra parte, existe el reto de garantizar la continuidad de la operación y a veces tienes al candidato ideal desde el punto de vista técnico y de actitud, pero los resultados de aptitud suelen ser muy tardíos para la urgencia del negocio.

Una vez que organizas los problemas de logística y tiempos, entonces vienen los problemas de fondo.

¿Bajo qué criterios de exclusión el equipo médico tomará la decisión de si un candidato es apto o no?

Se debe trabajar en la unificación de criterios de exclusión

La falta de estandarización en el proceso de selección juega un papel recurrente en las organizaciones. Dejando un vacío técnico y cuestionable a la hora de la objetividad que un proceso de selección amerita. Es decir, debe haber un criterio objetivo y médicamente justificado.

En el caso de proveedores externos, sus retos también están relacionados a descifrar qué pruebas se le debe realizar a cada candidato; entender (aunque a veces ni se sabe), cuáles serán los riesgos en el puesto de trabajo al cual aplica un candidato.

La diversidad de pruebas médicas ocupacionales requieren además de una planificación precisa que afecte lo menos posible la productividad y; por ejemplo, en el caso de las audiometrías, los trabajadores deben estar en “ayuno de ruido” durante las 16 horas previas. Esto agrega complejidad al proceso logístico.

Adicionalmente, no existe un exámen médico ocupacional “general”, ya que las exposiciones a riesgos dependen absolutamente de los riesgos del trabajo a desempeñar por cada trabajador.

Finalmente, nos damos cuenta de que existen problemas administrativos, de procesos, de forma y de fondo.

Y el punto más delicado de todos: la privacidad del dato, su uso y su entrega a las partes involucradas

En México; por ejemplo, de acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012, un expediente clínico debe llevar campos obligatorios específicos que validan la integridad de un expediente. Sin estos datos obligatorios el expediente no sólo está incompleto, sino que podría ser sujeto a sanciones.

La NOM-024-SSA3-2012, especifica que el tratado de datos médicos en medios digitales debe ser a través de sistema encriptados, con usuarios únicos para cada médico o enfermero, donde incluso se puedan llegar a hacer auditorías, en caso de ser necesario.

Los datos de salud en las empresas están en Word, Excel, una carpeta compartida… Los proveedores de salud envían por correos electrónicos e incluso Whats App resultados médicos de empleados.

La violación no sólo a las NOMs de la Secretaría de Salud, sino también a la Ley Federal de Protección de Datos personales podría traer consecuencias de varios millones de dólares e incluso prisión y retiros de licencias.

Una vez cubierto el tema legal, entremos al tema de la subutilización de los datos recolectados en los exámenes ocupacionales.

La Salud Ocupacional es parte de la salud pública, sólo que su financiamiento es privado; por lo tanto, el fin de la Salud Ocupacional (como cualquier departamento en una empresa), es agregar valor en términos de productividad y financiero; aunque, tradicionalmente esto no haya sido reflejado en números.

Por la forma en la que el personal de salud tradicionalmente toma el dato (sin estructura), la posibilidad de aplicar analítica de datos desaparece; por lo qué, no se puede ver más allá de la atención tradicional en un consultorio médico.

El punto de partida para agregar valor es la recolección de datos de salud, que a través de un proceso de análisis, se convierten en información para acelerar y apoyar la toma de decisiones.

Así como un operador o supervisor hace un recorrido a través de una planta y captura los datos operativos de las máquinas, para ver luego si existen alteraciones en el proceso y los equipos, así mismo deben ser usados en tu empresa los datos de salud de los empleados.

No se trata de “divulgar” el dato de salud de nadie. Se trata de que el dato colectivo de salud se transforme en información, que permita conocer los problemas epidemiológicos que puedan estar afectando el desempeño y las finanzas de la empresa.

Pero, de forma ágil, no con un diagnóstico anual de salud, que finalmente es un estadístico tardío, para entender lo que pasó hace mucho tiempo y que básicamente te indica mucho de lo que pudiste evitar, pero de lo que no te percataste en tiempo y forma.

Urge evolucionar y mejorar el uso del dato de Salud Ocupacional

La falta de una visión clara de la salud de la organización limita la capacidad de los líderes para tomar decisiones estratégicas informadas.

La solución:

Definir procesos.
Estandarizar procesos y mejores prácticas.
Utilizar tecnología que permita la gestión y procesamiento ágil y oportuno del dato.
Convertir el dato en información que sirva como insumo para la toma de decisiones estratégicas.

¿Cómo estandarizar procesos de forma ágil en organizaciones gigantes, con estructuras complejas y geográficamente distribuidas por todas partes?

¡Sólo la tecnología puede ayudarte!

La solución reside en la adopción de un Sistema de Expediente Clínico Electrónico para Salud Ocupacional, que pueda dar respuesta a las distintas necesidades desde la perspectiva de cada departamento.

Un expediente adaptado para este fin te permite contar con:

Adaptar los formatos de los exámenes médicos ocupacionales de acuerdo a los grupo de exposición homogénea (grupos de empleados que tienen los mismos riesgos)
Estandarizar los criterios de empleabilidad, desde el punto de vista médico
Contar con encriptación de datos, resguardando el derecho a la privacidad de los datos personales
Estar en cumplimiento, al contar con reportes automatizados para saber en qué momento a cada empleado le corresponde realizarse pruebas
Planificación y coordinación simplificada, evitando que se pierda más tiempo del necesario, para no afectar la producción
Si trabajas con un proveedor externo, contar con resultados en tiempo real, una vez tu proveedor termine los análisis médicos, sin necesidad de usar medios no autorizados de comunicación de datos de salud
Y finalmente, lo más importante para tu negocio, una estructura de datos que permite la transformación inmediata en información de la epidemiología empresarial, a manera de que sepas ahora mismo cómo está la salud de tu organización

Esta misma estructura es el insumo de partida de un análisis que te permitirá:

Evaluar si la salud ocupacional de tu organización tiene rentabilidad o no
Definir ¿Cuáles áreas en la salud de tus empleados tienen mayor impacto en la productividad?
Conocer por áreas de tu empresa cuáles son los diagnósticos más frecuentes y que deben ser atendidos para evitar pérdidas
Saber si debes impartir capacitaciones y sobre qué temas de impactos para tu operación.

La verdadera transformación ocurre cuando los datos se convierten en información y la información en conocimiento.

Un sistema avanzado no sólo almacena información, sino que también la interpreta. Proporciona informes claros y concisos que permiten a los líderes comprender la salud de la organización y tomar medidas preventivas y estratégicas.

La evolución de la salud ocupacional se traduce en una ventaja competitiva. Las empresas que adoptan tecnologías de vanguardia no sólo protegen la salud de sus empleados, sino que también mejoran su productividad y atractivo para nuevos talentos. La salud se convierte en un pilar de la cultura organizacional.